Рекомендации по подготовке и участию в выставке

Участие в выставке — это целое событие, к которому необходимо максимально качественно подготовиться для того, чтобы был наилучший результат.

Правильная подготовка — залог эффективности. Организационный комитет выставки «Лифт Экспо. Москва» составил подробную инструкцию для участников, следуя которой вы сможете максимально просто подготовится к мероприятию.

ПЕРЕД ВЫСТАВКОЙ

Шаг 1. Наметьте цели участия

Определение цели участия — первый шаг эффективной подготовки. Решив вопрос на этом этапы, вы сможете максимально четко подобрать инструменты для достижения целей участия.

Какие бывают цели?

  • Поиск новых клиентов и партнеров
  • Поддержка отношения со старыми клиентами
  • Поддержка имиджа компании
  • Сбор информацию о рынке и конкурентах
  • Презентовать новую услугу или продукт

Шаг 2. Распланируйте бюджет на участие

При подготовке к участию в выставке необходимо заранее просчитать все расходы. Обычно учитывается площадь стенда, дизайн и маркетинг, работа персонала на стенде, работа промоутеров. Не забудьте и про командировочные расходы, если выставка находится в другом регионе, обязательно заложите непредвиденные расходы. В рамках этого пункта также важно определить с тем, какая у вас будет застройка стенда и предусмотреть изготовление промо-материалов.

Шаг 3. Определите дизайн стенда

Стенд — первое, что привлекает внимание посетителей на выставке. Он должен соответствовать целям вашей компании на мероприятии, учитывая как функциональные, так и эмоциональные аспекты. При планировании стенда обязательно предусмотрите место для подсобки. Особое внимание уделите зоне переговоров, которая является ключевой частью стенда. Убедитесь, что она отделена от зоны презентаций и создает условия для комфортного общения. Качественный дизайн стенда привлечет внимание посетителей, а правильное зонирование обеспечит удобные условия для длительного пребывания и общения с представителями компании. Вы можете обратиться к нашей технической команде, чтобы заказать услуги по разработке дизайна стенда.

 

Шаг 4. Обратите внимание на рекламу

Для привлечения посетителей и клиентов на ваш стенд, помимо привлекательного дизайна, важна реклама и спонсорские опции. Чем чаще потенциальные клиенты слышат о вас или видят ваш бренд, тем выше вероятность, что они выберут именно ваш стенд.

Рекламные опции от организаторов выставки позволяют охватить более широкую аудиторию и повысить узнаваемость бренда. Посетители обычно планируют визит на выставку заранее, изучая участников на официальном сайте. Поэтому стоит обратить внимание на опции, которые освещают ваше участие еще до начала мероприятия, такие как реклама на сайте,
в путеводителе, в рассылках и других рекламных каналах. Кроме отдельных рекламных опций, существуют пакеты спонсорских предложений. Это особенно важно, если вы стремитесь привлечь новых клиентов и партнеров.

 

Шаг 5. Активно приглашайте посетителей на стенд

Каждый участник выставки стремится сделать свой стенд самым привлекательным и запоминающимся. Чтобы гарантировать, что посетители не пройдут мимо вашего стенда, начните рассказывать о своем участии заранее. Воспользуйтесь предложениями организатора и привлекайте внимание к вашему стенду с помощью промокодов, баннеров в подписи электронной почты и других инструментов. Это поможет вам привлечь больше посетителей и сделать ваше участие более эффективным.

ЭФФЕКТИВНАЯ РАБОТА НА ВЫСТАВКЕ

Шаг 6. Перед проведением выставки проведите обучение персонала

Независимо от выбранного дизайна стенда, компетентный персонал является ключевым элементом успеха при работе на выставке. Без квалифицированных сотрудников, умеющих взаимодействовать с посетителями, достичь высоких результатов практически невозможно.

Первоочередной задачей является обеспечение того, чтобы сотрудники, находящиеся на стенде, были осведомлены о компании и предлагаемых услугах. Для этого рекомендуется:

- Разделить зоны ответственности между сотрудниками: общение с ключевыми клиентами, контакт с прессой, работа с рекламными и презентационными материалами и т.д.

- Составить список ответственных лиц и распространить список их рабочих контактов для оперативной связи в случае необходимости.

- Заранее определить формат фиксации каждой встречи для последующего анализа и создания базы посетителей стенда.

- Провести предварительное собрание с персоналом перед выставкой и убедиться, что каждый из них внимательно изучил предоставленные материалы.

- Организовывать ежедневные короткие встречи во время проведения выставки для обсуждения текущих проблем и обмена идеями.

- Уделить внимание первому впечатлению: внешний вид персонала на стенде имеет значение для формирования положительного впечатления о бренде.

ЧТО ДЕЛАТЬ ПОСЛЕ ВЫСТАВКИ

Шаг 7. Сразу после мероприятия свяжитесь с посетителями с которыми удалось установить контакт

Посетители выставки взаимодействуют не только с вашей компанией, но и с вашими конкурентами. Чтобы выделяться среди них, важно продемонстрировать внимание к посетителям как во время, так и после выставки.

Составьте краткое благодарственное письмо и отправьте его всем гостям вашего стенда после завершения мероприятия. Важно также предоставить посетителям материалы и данные, которые вы обещали им на выставке. С самого начала и в каждой детали старайтесь создать имидж надежного партнера, который всегда выполняет свои обещания.

 

Шаг 8. Проанализируйте свое участие и работу сотрудников стенда

Подводя итог участию в выставке, ориентируйтесь на цель, с которой вы принимали участие в мероприятии. Одним из важных показателей успеха является количество собранных контактов, но также важно уделять внимание их качеству. Важно помнить, что выставка оказывает долгосрочное воздействие на имидж компании. Помимо количества контактов, собранных прямо на мероприятии, она способствует повышению узнаваемости бренда.